Die versteckten Kosten von Open-Source-Projektmanagementsoftware | Blog Wrike (2023)

Sie verfügen über ein kompetentes Technikteam und wickeln regelmäßig mehrere Projekte gleichzeitig ab? Dann ist Open-Source-Projektmanagementsoftware möglicherweise eine gute Lösung für Sie.

Dank benutzerfreundlichen Neuerungen wie etwa No-Code-Plattformen ist das Entwickeln und Implementieren von Software im Laufe der letzten Jahre um vieles einfacher geworden. So können Teams mit Open-Source-Projektmanagementsoftware und integrierten No-Code-Tools erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Um die richtige Art von Projektmanagementsoftware für Ihr Unternehmen auswählen zu können, sollten Sie unbedingt die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen abwägen. Bevor wir uns im Detail mit Open-Source-Software beschäftigen, hier also eine kurze Liste mit den fünf wichtigsten Arten von Projektmanagementsoftware, die online angeboten werden.

1. Open-Source-Projektmanagementsoftware: Diese Art von Projektmanagementsoftware kann kostenlos heruntergeladen, verändert und unter Lizenz weiterverbreitet werden.
2. Projektmanagement-Freeware: Diese Software kann kostenlos heruntergeladen, aber nicht verändert oder weiterverbreitet werden.
3. Projektmanagement-Shareware: Shareware kann gegen eine geringe Gebühr langfristig genutzt werden.
4. Freemium-Projektmanagementsoftware: Bei Freemium-Projektmanagementsoftware handelt es sich um urheberrechtlich geschützte Projektmanagementsoftware, die in eingeschränkter Form (etwa mit weniger Funktionen oder einer begrenzten Kapazität) kostenlos verwendet werden kann.
5. Projektmanagementsoftware in der kostenlosen Testphase: Bei kostenlosen Testphasen können für einen begrenzten Zeitraum sämtliche Funktionen einer Premium-Software genutzt werden.

Überlegen Sie genau, welche Bedürfnisse Ihr Team hat, was Sie zur Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe benötigen und ob Sie über das erforderliche technische Know-how verfügen, bevor Sie sich für eine Open-Source-Projektmanagementsoftware entscheiden. Sammeln Sie Vorschläge und holen Sie Anregungen von Ihren Teammitgliedern ein, um sicherzugehen, dass Sie bei der Auswahl einen guten Überblick über alle wichtigen Kriterien und dringend benötigten Funktionen haben.

Ist Open-Source-Projektmanagementsoftware die beste Wahl für mein Team?

Nicht selten tendieren Führungskräfte beim Vergleichen der verschiedenen Lösungen zu einer Open-Source-Software. Kein Wunder, schließlich ist dieser Softwaretyp völlig kostenlos erhältlich.

Doch bevor Sie sich festlegen, sollten Sie bedenken, dass die Entscheidung für eine solche Lösung auch eine große Verantwortung bedeutet. Langfristig sind Open-Source-Projektmanagementtools häufig aufwendiger im Betrieb als andere Lösungen, da den Nutzern kein eigener Kundendienst und keine technische Unterstützung zur Verfügung steht. Nicht ein Unternehmen stellt die Lösung bereit, sondern eine Community aus freiwilligen Entwicklern, die nicht für Bugs, Abstürze oder Entwicklungsfehler verantwortlich gemacht werden kann.

Wer Open-Source-Projektmanagementsoftware einsetzen möchte, muss Administration und Support also selbst übernehmen. Im Idealfall verfügen Sie über einen oder mehrere zuverlässige Technikexperten, die in der Lage sind, die Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen und mögliche Fehler zu beheben.

Die versteckten Kosten von Open-Source-Projektmanagementsoftware

Fassen wir zusammen: Open-Source-Projektmanagementsoftware kann kostenlos heruntergeladen werden. Ihre Nutzung ist jedoch häufig mit versteckten Kosten verbunden, die Ihr Team belasten und Ihren Geschäftserfolg mindern können, wenn Sie nicht frühzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen.

Am problematischsten sind die Kosten für den zusätzlichen Zeitaufwand. Jede Minute, die Ihr Team mit Anpassungen, Fehlerbehebungen oder Fragen rund um die Open-Source-Projektmanagementsoftware verbringt, ist eine Minute, die für andere, umsatzgenerierende Aufgaben in Ihrem Unternehmen verloren ist.

Möglicherweise muss Ihr Technikteam mehr Zeit für Aufgaben wie Implementierung, Wartung und Troubleshooting einberechnen. Dazu gehören auch Sicherheitsfragen, Upgrades und gegebenenfalls die Anpassung der Funktionalität.

Auch wenn bei kostenloser Open-Source-Projektmanagementsoftware zu Beginn keine Anschaffungskosten entstehen, ist daher wichtig zu bedenken, dass später größere Ausgaben auf Sie zukommen können.

Bevor Sie eine Open-Source-Software in Ihrem Unternehmen implementieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Haben Sie jemanden, der auf Abruf zuverlässigen IT-Support bieten kann, beispielsweise ein internes Entwicklungsteam oder eine Agentur?
• Benötigen Sie spezielle Projektmanagementfunktionen, die Sie in einer urheberrechtlich geschützten Software nicht finden?
• Haben Ihre IT- und Entwicklungsteams genug Zeit, um die Wartung der Projektmanagementsoftware zu übernehmen, ohne ihre primären Aufgaben zu vernachlässigen?

Open-Source-Projektmanagementtools sind kostenlos und anpassbar, doch ihre Betreuung erfordert häufig hohen Zeitaufwand und tiefgehende Programmierkenntnisse.

Vor- und Nachteile von Open-Source-Projektmanagementtools

Wie Sie nun wissen, haben Open-Source-Projektmanagementtools sowohl Vor- als auch Nachteile.

Um Open-Source-Projektmanagementsoftware wie Project Open, Open Project und Kanboard gewinnbringend nutzen zu können, benötigen Sie technische Unterstützung in Form eines IT-Teams oder zumindest einer Person, die mithilfe von Entwicklercommunitys und Dokumenten etwaige Probleme beheben kann.

Hier eine Liste mit weiteren Vor- und Nachteilen von Open-Source-Projektmanagementsoftware.

Vorteile von Open-Source-Projektmanagementsoftware

1. Kostengünstig: Open-Source-Software ist meist gratis erhältlich, was eine erhebliche Ersparnis bedeuten kann. Allerdings kann es auch ratsam sein, die Software von einem seriösen Drittanbieter zu beziehen, der ein Paket für weniger technikaffine Teams bietet. Egal ob Sie die Software direkt herunterladen oder über eine externe Quelle kaufen, der finanzielle Aufwand ist mit hoher Wahrscheinlichkeit bei weitem geringer als bei anderen Projektmanagementprogrammen.
2. Anpassbar: Ein weiterer großer Vorteil von Open-Source-Projektmanagementsoftware ist die Tatsache, dass sie von den Nutzern so konfiguriert und verbessert werden kann, dass sie die Bedürfnisse des Teams und des Unternehmens bestmöglich erfüllt. Zahlreiche mit Open-Source-Software befasste Entwickler-Communitys bieten Unterstützung, Ressourcen und Tipps zur Behebung von Bugs, Fehlfunktionen und häufigen Problemen. Ein wesentliches Merkmal von Open-Source-Software ist außerdem, dass sowohl die Entwickler-Communitys als auch die Nutzer selbst kontinuierlich zu ihrer Verbesserung und Erweiterung beitragen können, etwa indem sie Fehler finden und neue Funktionen vorschlagen.

Nachteile von Open-Source-Projektmanagementsoftware

1. Verwaiste Technologie: Da die Open-Source-Software von einer Community aus freiwilligen Entwicklern betreut wird, kommt es vor, dass sich niemand so recht für die Pflege, Weiterentwicklung und erforderliche Software-Updates verantwortlich fühlt. Manchmal werden Open-Source-Tools eingestellt, da sie nicht mehr gewartet werden, was für die Nutzer der Software ein erhebliches Risiko darstellt. Behalten Sie also im Hinterkopf, dass die Open-Source-Software, in der Sie die Arbeitsabläufe Ihres Teams organisieren, irgendwann möglicherweise nicht mehr gepflegt wird und somit auch nicht mehr sinnvoll einsetzbar sein wird.
2. Mangelnder Support für Nutzer: Open-Source-Software wird in der Regel in Form eines Do-it-yourself-Projekts entwickelt. Oft müssen die Nutzer selbst einen Weg finden, um mit auftretenden Problemen fertig zu werden. Nutzen Sie dazu Online-Entwicklerforen wie StackOverflow oder spezielle Seiten mit hilfreichen Ressourcen von freiwilligen Entwicklern. In jedem Fall müssen Sie bei Problemen mit Ihrer Open-Source-Projektmanagementsoftware stets proaktiv nach Lösungen suchen, um sicherzustellen, dass Ihr System durchgehend funktionsfähig bleibt.
3. Sicherheitsprobleme: Der Quelltext von Open-Source-Software ist öffentlich und kann nach Belieben geändert werden. Daher müssen Nutzer selbständig für die Sicherheit ihres Unternehmens Sorge tragen. Auch wenn sich die freiwilligen Entwickler-Communitys um die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards bemühen, besteht ein nicht unerhebliches Risiko, beim Beheben von Fehlern oder Durchführen von Upgrades einem Hackerangriff zum Opfer zu fallen oder bösartigen Code herunterzuladen.

Wrike Freemium als Alternative zu Open-Source-Projektmanagementtools

Mit dem Freemium-Modell bietet Wrike eine hervorragende Alternative zu Open-Source-Projektmanagementtools.

Nicht nur ist das Angebot vollkommen kostenlos, sondern es kann auch eine unbegrenzte Zahl von Nutzern zum Workspace hinzugefügt werden. So können Teams problemlos skalieren, ohne sich um steigende Kosten für die Projektmanagementsoftware Gedanken machen zu müssen.

Wrike Freemium bringt Ordnung und Einheitlichkeit in Ihre Teams, Prozesse und kollaborativen Arbeitsabläufe. Mit Wrike können Führungskräfte und Projektmanager erfolgreich Silos abbauen, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit stärken und den Projektfortschritt über sämtliche Phasen hinweg transparent gestalten.

Die Software bietet eine Single Source of Truth und fungiert als digitales Hauptquartier Ihres Unternehmens. Sie ist sicher, interaktiv und zu 100 % cloudbasiert, sodass Teammitglieder jederzeit standortunabhängig einsteigen und Aktualisierungen vornehmen können.

Mit Wrike Freemium erhalten alle Nutzer 2 GB kostenlosen Speicherplatz. Es stehen verschiedene Ansichten zur Wahl, sodass Ihre Teams stets so arbeiten können, wie es ihnen am angenehmsten und für ihre Arbeitsabläufe am sinnvollsten ist.

Mit der kostenlosen Projektmanagementsoftware von Wrike verfügen Sie über eine geeignete Infrastruktur für interne und externe Kollaborationen mit Anbietern, Wissensarbeitern und Agenturen. Zudem lässt sich Wrike unkompliziert mit anderen Anwendungen integrieren, sodass ein durchgängiger Arbeitsablauf ermöglicht werden kann.

Wenn Sie überlegen, Ihr Projektmanagement in einer Open-Source-Software zu organisieren, probieren Sie Wrike Freemium, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Wägen Sie die Vorteile und versteckten Kosten von Open-Source-Software ab und bedenken Sie, dass Wrike Freemium ebenso wie Open-Source-Angebote dauerhaft kostenlos ist und zudem von einem zuverlässigen Team betreut wird, das die kontinuierliche Weiterentwicklung übernimmt. Probieren Sie das kostenlose Angebot von Wrike noch heute aus.